(048) 794-97-64  •   (097) 615-10-76

Порядок уничтожения бухгалтерских документов

От года к году на каждом предприятии, даже небольшом, накапливается огромное количество различной бухгалтерской и налоговой документации. Как определить сроки хранения этих документов, и каким образом от них можно избавиться? Ответы на эти вопросы мы и рассмот­рим в данной публикации. Для определения сроков хранения документов следует руководствоваться «Перечнем типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов», утвержденном приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень № 41)1. Перечень № 41 предназначен для использования всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятия­-ми независимо от форм собственности, а также физическими лицами - субъектами предпринимательской деятельности.

В основном, для первичной бухгалтерской и налоговой документации срок хранения составляет три года при условии завершения проверки государственными налоговыми органами. Для отдельных видов документов установлены иные сроки хранения и основания для уничтожения.

Например, документы о переоценке товарно-материальных запасов, основных фондов, нематериаль­ных активов, незавершенного производства (п.п. 336 и 337 Перечня № 41) — до ликвидации предприятия; документы, устанавливающие персональные оклады и надбавки, — 10 лет (п. 523), журналы учета договоров на поставку продукции (п. 1066), документы (акты, накладные) о сданной продукции (п. 1069) — три года независимо от времени завершения проверки.

Следует также обратить внимание на примечания, данные в Перечне № 41, которые комментируют и уточняют сроки хранения документов. Например, слова «после окончания срока действия договора», «после утверждения», «после замены новыми» и т.п. указывают на то, что исчисление срока хранения таких документов начинается с определенного момента.

Для некоторых документов, например, для документов о проведении аттестации, лицевых счетов сотрудников и т.д. срок хранения установлен с учетом возраста лица, на которое эти документы были заведены. Например, срок хранения «75 лет – В» означает, что продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством равняется разности 75 лет минус возраст лица на момент завершения дела.

Сроки хранения документов, определенные в Перечне № 41, являются минимальными и уменьшению не подлежат.

По срокам хранения документы делятся на:

- документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения;

- документы временного (до 10 лет включительно) хранения.

В соответствии с п. 8.31 «Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти», утвержденной постановлением КМУ от 17.10.97 г. № 1153 (далее — Инструкция № 1153) для хранения документов предприятия обеспечиваются ведомственным архивом в соответствии с нормами Закона Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.93 г. № 3814-XII (далее — Закон № 3814).

Передаче в архив подлежат завершенные делопроизводством дела постоянного и длительного сроков хранения. Документы временного хранения хранятся на предприятии или в структурных подразделениях и по истечении срока подлежат уничтожению в установленном порядке.

В соответствии с п.п. 8.3 - 8.5 Закона № 3814 для оценки ценности документов на предприятии создается экспертная комиссия, которая осуществляет отбор документов постоянного и длительного хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временным сроком хранения для дальнейшего хранения на предприятии или в структурных подразделениях, выделение на уничтожение дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек.

В состав экспертной комиссии, которая утверждается руководителем предприятия, включаются руководители службы делопроизводства и архивного подразделения предприятия, специалисты соответствую­щего архивного учреждения. В соответствии с пп. 4.33 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Госкомитета архивов Украины от 16.03.01 № 16 (далее — Правила № 16) заседание экспертной комиссии проводится не реже одного раза в год и считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей состава комиссии.

По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет акты о выделении дел на уничтожение, а также описи дел постоянного, длительного хранения для передачи в архив.

На большинстве предприятий к делам постоянного и длительного хранения в основном относятся приказы руководителя по личному составу, лицевые счета или, при их отсутствии, расчетно-платежные ведомости. Для подготовки и передачи этих документов в архив они подлежат соответствующему оформлению. Порядок оформления дел для передачи в архив в данной публикации рассматривать не будем.

Гораздо интереснее ознакомиться с порядком «правильного» уничтожения документов.

Порядок уничтожения документов Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов и осуществляет отбор документов для уничтожения, о чем составляется соответствующий акт (п.п. 3.1 и 3.2 Перечня № 41). В акт включаются дела, если преду­смотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года.

В соответствии с п. 3.6. Перечня № 41 предприятия могут уничтожать документы, если практическая необходимость в них отпала и сроки их хранения закончились. Одобренные экспертной комиссией предприятия акты утверждаются руководителем предприятия и в обязательном порядке согласовываются экспертно-проверочной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. Только после этого предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

Порядок оформления выделения документов на унич­тожение определяется п.п. 8.5 - 8.7 и Приложением 22 к Инструкции № 1153.

Акт о выделении документов на уничтожение выглядит следующим образом: Отобранные к уничтожению документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными (п. 3.7 Перечня № 41). В соответствии с разъяснениями, изложенными в письме отдела формирования Национального архивного фонда и делопроизводства Государственного комитета архивов Украины от 12.01.2001 г. № 05-26 (далее — Письмо № 05-26) отнесение организации к категории, занимающейся заготовкой вторичного сырья, подтверждается ее уставом, утвержденным и зарегистрированным в установленном порядке.

Незначительные объемы документов можно сжечь, о чем осуществляется соответствующая запись в акте (пп. 4.5.10 Правил № 16). Что такое «незначительные объемы» и как их сжигать, ни в Правилах № 16, ни в Письме № 05-26 не оговорено. Мы предлагаем вам «незначительность» объема документально зафиксировать в приказе по предприятию, там же оговорить меры пожарной безопасности, определив место и порядок сжигания документов.

В заключение отметим, что уничтожение документов с нарушением установленного Перечнем № 41 срока их хранения является незаконным и влечет ответственность согласно действующему законодательству.

Уничтожение документов без предварительного утверждения описей дел постоянного хранения, а также нарушение установленных данным Перечнем сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в соответствии с действующим законодательством.